De un tiempo a esta parte parece que la palabra de moda en el mundo del Business Intelligence (BI) sea Insights. Esta palabra dificil de traducir al español viene a significar el eureka, ese conocimiento que nos marca el camino a la solución de un problema.
Insights también marca una tendencia dentro del BI con un nuevo enfoque. Hasta hace poco el BI no era más que una evolución de la tecnología que nos permitía disponer de informes más o menos detallados y rápidos de los hechos ocurridos, sin la necesidad de mostrar mucho más que un registro de lo realizado, conseguido o acontecido en la marcha de un mercado, negocio o campaña. Ahora el BI es visto como un activador de respuestas, una búsqueda de Insights que decubra al usuario qué medidas tomar, a quién debe dirigirse para corregir un hecho negativo, en qué mercado existe un riesgo o en qué cliente debemos fijar la atención.
Puede que la aparición de la última generación de tecnología haya permitido satisfacer esta necesidad latente. Antes los informes se diseñaban teniendo en cuenta las necesidades generales de una compañía. Se diseñaban otros específicos para analistas y jefes de producto, pero eran informes costosos de desarrollar y se limitaban a unos pocos. Siempre existieron herramientas externas centradas en necesidades específicas, pero la curva de aprendizaje solía ser demasiado pronunciada en muchas ocasiones.
Hoy disponemos de herramientas de BI mucho más ágiles y sencillas de utilizar, dónde en muchas ocasiones el analista es autosuficiente, que permiten plantear hipótesis para ver lo que ocurriría si cambiamos una o más variables o informes que nos permiten detectar riesgos, en cuestión de minutos. Antes era necesario plantear la necesidad a la empresa proveedora de la tecnología, esperar un presupuesto, tramitarlo y esperar semanas para poder tener un informe que no sabíamos si realmente sería revelador de Insights. Tras algún que otro fracaso, con el coste y tiempo necesario para este proceso, provocaba que al cabo del tiempo dejaran de realizarse nuevos informes y el proyecto de BI quedaba huérfano de su utilidad real, pasando a ser una herramienta más de reporting, útil, pero sin aportar el valor añadido esperado.
Existen multitud de informes sencillos que revelan información importante, cada situación requiere de un estudio pormenorizado, aunque con pocos ejemplos lo analistas suelen ver las posibilidades aplicadas al negocio propio. Con Power BI es sencillo realizar este tipo de informes y nos gustaría compartir algunas de las posibilidades para encontrar información valiosa dentro de nuestros datos o bién encontrar Insights en ellos.
En nuestro blog solemos dar cuenta de aspéctos muy técnicos de Power BI, pero también de soluciones específicas a problemas concretos que se dan en el día a día de muchas empresas de diferente índole.
Un ejemplo lo tenemos en el crecimiento, podemos conocer fácilmente el incremento/decremento de nuestras ventas, pero podemos ir un paso más allá y saber qué factores empujan a ese crecimiento. De una forma casi automatizada lo podemos obtener mediante una opción muy sencilla dentro de un gráfico de evolución que de forma automática explora todas las dimensiones de los hechos para mostrarnos qué elementos (productos, clientes, etc.) aportan mayor o menos crecimiento. Además del valor que puede aportar por su rapidez también lo es por el mero hecho de ser una característica incorporada.
Crecimiento de un periodo a otro por tipo de cliente
Respecto del crecimiento también es posible conocer que factores, además de qué clientes o productos, contribuyen. ¿Qué crecimiento han aportado los productos nuevos? ¿cómo ha influido el precio en el crecimiento? ¿es el menor o mayor volumen de ventas el responsable de la marcha de la compañía? Sin ser tan automático como la opción anterior, un informe que nos revele los componentes del crecimiento debería tener un coste de solo unas pocas horas de trabajo.
Factores que afectan a un crecimiento entre un periodo y otro
Cuando hablamos de factores clave para una empresa, el cliente es uno de ellos. Si manejamos muchos clientes no siempre es sencillo advertir un comportamiento errático en sus compras, por ello es crucial para el área comercial disponer de alguna herramienta que nos diga si estamos perdiendo clientes, cuáles pueden estar en peligro de perderse y cuál es el riesgo de que esto ocurra. Unos cálculos rápidos nos permiten disponer de un gráfico que lo cuantifique y una lista que los enumere pudiendo saber de un vistazo los clientes nuevos, los perdidos e incluso los clientes recuperados, aquellos que dábamos por perdidos y han vuelto a comprar.
Cuantificación mes a mes de los clientes totales, recuperados, nuevos y perdidos respecto de unas reglas de tiempo previamente establecidas
Pero podemos ir un paso más allá y con un sencillo informe podemos visualizar los clientes que tenemos en riesgo de perder, simplemente sabiendo sus hábitos de compra. En este caso se calcula el tiempo medio en que un cliente suele comprar y se supone la fecha en la que lo debería volver a hacer, restando esta fecha sobre la fecha actual obtenemos un desfase. Visualizando el volumen de compra del cliente podemos también evaluar el riesgo.
En algunos casos, al estudiar las ventas o un presupuesto podemos pensar en supuestos, ¿qué pasaría si disminuyen los descuentos? ¿y si vendemos más de un producto y menos de otro, cómo afectaría al presupeusto?. De ello también hablamos en una entrada de nuestro blog para describir la funcionalidad de los parámetros en Power BI que permite establecer hipótesis en el conjunto de datos que tengamos.
Una funcionalidad de Power BI que puede ser muy útil en el descubrimiento de insights es la de preguntas y respuestas. Con el conocimiento de los datos subyacentes a cualquier informe podemos realizar preguntas con lenguaje natural del tipo “Ventas por producto en Valencia”. Sin necesidad de ser un analista es posible crear gráficos y tablas de una manera muy simple.
La web y las redes sociales poco a poco invaden a las empresas, en algunos sectores es fundamental conocer la reputación de la empresa o de sus marcas y productos. Para ello disponemos hoy en día de herramientas que hace poco no hubiéramos imaginado. Poco a poco disponemos de servicios derivados del machine learning que nos ofrecen la posibilidad de integrar dentro de nuestros informes por ejemplo si los comentarios que se hacen sobre nosotros son positivos o negativos. También podemos saber el ruido que genera una campaña en las redes sociales y una infinidad de información que antes tenía un alto coste de adquisición e integración en nuestro BI.
Por último destacar que las empresas son la suma de las aportaciones de todos los empleados, por ello una de las características más importantes en los BI de última generación es la posibilidad de realizar rápidamente informes de valor pero también su capacidad para poderlos compartir. Puede que un gerente de ventas sepa que ese informe es importante para un vendedor, es posible que el nivel de detalle no le sea útil a él, pero si lo comparte con sus vendedores estos rápidamente extraerán insights con los que tomar decisiones rápidamente sobre acciones a realizar. Exactamente el mismo caso en que un analista intuye valor en un informe y el product manager le saca el provecho sin que antes se hubiera planteado organizar la información de esa manera.